Nieustające telefony, kilkanaście e-maili w sprawie wymiaru urlopu, dyskusje na temat ułożenia planu urlopowego tak, aby firma mogła normalnie funkcjonować – w tym okresie działy kadr bywają zapracowane. A gdyby tak miały narzędzia, dzięki którym większość uciążliwych, żmudnych czynności wykonywana będzie automatycznie, co raz na zawsze ograniczy pytania „jak długi mogę mieć jeszcze urlop?”

Lekkie życie bez makulatury

Akta osobowe w postaci papierowej to wciąż standard w polskich firmach. Chociaż coraz więcej z nich decyduje się na nowoczesne rozwiązania pozwalające na archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej.

To znaczne ułatwienie i odciążenie. Można szybciej wyszukać odpowiednie dokumenty, nie trzeba dźwigać ciężkich segregatorów, w prosty sposób da się także ustalić datę powstania lub złożenia dokumentu – mówi Paweł Wysocki, Prezes Zarządu Quercus.

Rosnąca popularność takich rozwiązań dowodzi, że wprowadzenie elektronicznych narzędzi w obszarze HR, w tym także takich, które zostały stworzone specjalnie z myślą o urlopach, to w długim okresie oszczędność czasu oraz sprawniejsze planowanie.

Szersze spojrzenie na plany

Uporządkowanie kwestii urlopów od strony formalnej, a więc stworzenie teczek pracowniczych, obieg dokumentów, naliczenie przysługujących urlopów itd. to jedna strona urlopowej rzeczywistości w firmie. Druga dotyczy planowania urlopów w taki sposób, aby uniknąć sytuacji, w której firma nie może prawidłowo funkcjonować, gdyż zbyt wiele osób jest nieobecnych. Planowanie i racjonalne rozłożenie urlopów to wyzwanie zwłaszcza w dużych firmach, w których wielu pracowników chce odpocząć w jednym czasie. Przełożeni muszą przeanalizować plany urlopowe pracowników i sprawdzić, czy z punktu widzenia funkcjonowania firmy są one realne.

Tworząc narzędzia dla menedżerów, opracowaliśmy kalendarz, który obrazuje natężenie wniosków o urlop w danym okresie. Ocena jest prosta – im ciemniejszy kolor, tym więcej pracowników wnioskuje w tym czasie o wolne. Łatwo jest zidentyfikować te osoby i zastanowić się, czy którejś z nich nie zaproponować zmiany terminu lub – jeśli to możliwe, czy nie warto przesunąć kogoś na zastępstwo na stanowisko, które może stanowić wąskie gardło. – Paweł Wysocki

Łatwiejszy dostęp do wiedzy

Wiele osób ma za sobą takie doświadczenie: dział kadr jest zamknięty i nie można dowiedzieć się, ile dni urlopu jeszcze nam przysługuje w tym roku. Problem znika, jeśli personel otrzyma dostęp online do swoich danych.

Do portalu logujemy się przez stronę internetową na komputerze, tablecie czy przez telefon. W większych firmach instalowane są też często specjalne urządzenia (np. na korytarzach, w stołówkach, w sekretariacie), które pozwalają na zalogowanie się do swojego konta i sprawdzenie swoich danych lub złożenie wniosku o urlop. Idea jest taka, aby każdy pracownik miał bezpośredni wgląd w swoje konto urlopowe, gdzie może sprawdzić wymiar urlopu, liczbę dni, jaka pozostała do wykorzystania, złożyć wniosek i sprawdzić, czy został zatwierdzony. – Paweł Wysocki

Automatyczne przeliczanie

Od czasu wprowadzenia elastycznego czasu pracy coraz więcej firm korzysta z tej możliwości. Oczywiście wiąże się to z koniecznością wprowadzenia odpowiednich narzędzi. Pozwolą one na określenie wymiaru pracy oraz przysługującego z tego tytułu urlopu. Portal Pracowniczy posiada dodatkową funkcję opracowaną właśnie z myślą o takich sytuacjach. Wprowadzenie elastycznego czasu pracy dotyczy przede wszystkim firm produkcyjnych, które w ten sposób mogą regulować obciążenie pracą w okresach tzw. wysokiego sezonu i poza nim. Coraz częściej na takie rozwiązanie decydują się też firmy usługowe. Tu przyczyna jest inna – coraz więcej pracowników ceni sobie możliwość pracy w innym wymiarze godzin, częściowo zdalnie. Portale pracownicze udostępniane online to dla nich najwygodniejsze rozwiązanie. Pozwalają nie tylko na wgląd w zakładkę dotyczącą urlopów, ale również w moduł związany w wypłatami (tzw. paski płacowe).

Wnioski na przyszłość

Portal pracowniczy to nie tylko narzędzie pozwalające na sprawną obsługę urlopów w firmie. To także narzędzie analityczne, dzięki któremu wygodniej jest na bieżąco zarządzać urlopami, ale i wyciągać wnioski na przyszłość.

Coraz więcej z firm, z którymi współpracujemy, decyduje się na wprowadzenie jednego terminu letnich wakacji dla całej załogi. W tym czasie linie produkcyjne są konserwowane, modernizowane, przeprowadzane są remonty, nie jest to więc czas stracony dla firmy. – Paweł Wysocki