Robotyzacja procesów pozwala usprawnić pracę zdalną

RPA jako narzędzie poprawy efektywności Home Office

Nieuchronny spadek przychodów związany z pandemią koronawirusa spowoduje konieczność optymalizacji kosztowych, co dodatkowo zwiększy zainteresowanie robotyzacją jako stosunkowo prostym narzędziem poprawy efektywności. A oszczędności związane z robotyzacją mogą być duże. Według różnych badań poprawa efektywności może sięgać od 30% (Deloitte „The robots are ready. Are you?, 2017) do nawet 90% (Forrester Group). Jest to niebagatelny uzysk biorąc również pod uwagę poziom retencji czy też rynkową trudność w zastępowaniu kadr świadczących powtarzalne czynności biurowe.

Praca zdalna w wielu firmach stanie się katalizatorem jeszcze większej ich digitalizacji rozumianej jako wprowadzenie do pamięci komputera drukowanych materiałów metodą skanowania. Ucyfrowienie dokumentów (faktur, formularzy, podań, decyzji, pism urzędowych) będzie niezbędne z uwagi na konieczność ich dostępności dla wielu telepracowników oraz ich dalszego e-obiegu. Postęp w digitalizacji, będącej podstawą procesu odczytu danych przez roboty, spowoduje zdecydowany wzrost potencjału robotyzacji.

Telepraca nakłada również dodatkowe wymogi zapewnienia zgodności prowadzonych działań, z obowiązującymi uwarunkowaniami prawnymi. Praca z domu wiąże się z dodatkowymi ryzykami w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa danych. Robotyzacja działań, poprzez ograniczenie dostępów do informacji (osobowych, wrażliwych) podnosi poziom bezpieczeństwa procesów.

Korzyści z robotyzacji pracy zdalnej

Automatyzacja prostych i czasochłonnych czynności pozwala odciążyć pracownika od wykonywania żmudnych zadań i sprawić, iż skoncentruje się on na obsłudze wyjątków, kontroli systemu lub usprawnieniach procesu. Tym samym robotyzacja poprawia wskaźniki błędu i podnosi efektywność procesu. Pozwala także integrować wiele działań i narzędzi w jeden proces pozwalający na przesyłanie informacji bez konieczności ich ręcznego wprowadzania. Do innych korzyści zaliczyć można:

• możliwość integracji wielu funkcjonujących w firmie systemów (księgowy, HR, sprzedażowy) w jeden czytelny i ustrukturyzowany proces, możliwy do dalszej optymalizacji w duchu filozofii Lean i continuous improvement,
• korzystanie z danych rozproszonych w wielu narzędziach i aplikacjach (CRM, skrzynka pocztowa, ERP, portal HR), bez konieczności ręcznego ich przenoszenia czy przepisywania, co byłoby szczególnie utrudnione pracując w domu i nie mając dostępu do papierowych zasób firmy,
• scentralizowanie danych – możliwość pobrania informacji z wielu źródeł (lokalizacji) i ich skatalogowanie w jednym miejscu z dostępem z wielu lokalizacji (również z domu) i wielu urządzeń (w tym mobilnych),
• wygodę w zakresie zdalnego zarządzania dostępami (również z domu), jak również możliwość włączania nowych użytkowników oraz nadawania im różnych uprawnień (owner/admin/user), robot pracuje 24/7 i może wykonywać swoje obowiązki zupełnie zdalnie,
• uporządkowanie przebiegu procesów poprzez ich opis i zmapowanie (workflow), pozwalające na ich szczegółowe zaplanowanie, uproszczenie i poprawę efektywności chociażby poprzez eliminację „szarej strefy” procesów,
• redukcję papierowych dokumentów i cyfryzację danych ułatwiającą dostęp do nich z domu oraz łatwość ich transmisji w relacji siedziba firmy – home office,
• zmniejszenie formalności – uproszczenie procesów, digitalizacja formularzy i wniosków, ułatwiające ich procesowanie z domu,
• poprawę tempa reakcji na zmiany (prawa, oczekiwań, procesu) poprzez możliwość natychmiastowego przeprogramowania robota w zależności od nowych uwarunkowań (np. konieczność wygenerowania nowego raportu) bez konieczności inwestycji w nowe systemy IT,
• efektywną komunikacją, bez wchodzenia z domu można generować wymagane dane z wielu systemów jednocześnie i automatycznie dystrybuować je zgodnie z potrzebami,
• wzrost wydajności – robotyzacja przebiegu zadań skraca czas ich realizacji, jednocześnie wydłuża możliwości czasu pracy nad procesem – robot może pracować przez 24 godziny, jeśli nie przy tym to przy innych procesach,
• wzrost produktywności pracowników wynikający z odejścia od realizacji mechanicznych czynności na rzecz zadań bardziej twórczych (nowe produkty, nowe rozwiązania). Zgodnie z dostępnymi badaniami, zdecydowana większość pracowników deklaruje, iż z domu pracuje bardziej kreatywnie.

Jedną z kluczowych korzyści robotyzacji jest zmniejszenie kosztów procesu, które w zależności od badań i konkretnych przypadków waha się pomiędzy 30% a 90%.  Wiele analiz powdrożeniowych RPA wskazuje, iż nawet najprostsze algorytmy przewyższają ludzi w realizacji tych samych, powtarzalnych zadań („The Robots are waiting” Deloitte 2017; „The commissioned study…” Forrester Group 2017;  badania BSvF). Technologia RPA jest w chwili obecnej najtańszą (koszt jednej licencji może nie przekraczać 1200 $) i najprostszą do wdrożenia metodą automatyzacji pozwalającą na podniesienie efektywności procesu w przypadku czasochłonnych (robot może pracować 24/7), powtarzalnych i przetwarzających dużą ilość danych działań.

Potencjał robotyzacji

Robotyzacja umożliwia automatyzację działań w większości obszarów działania firmy. Jej wdrożenie jest możliwe wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia ze schematycznym procesem. Nadają się do tego chociażby działania księgowe, kadrowe, sprzedażowe, marketingowe, finansowe, kontrolne, e-commerce, logistyczne oraz wszystkie te, w których korzysta się z danych i nie jest konieczne podejmowanie niestandardowych decyzji.

Z badań przeprowadzonych w III kwartale 2019 r. wynika, iż w większości dużych firm działających w Polsce istnieją już zespoły zajmujące się robotyzacją procesów, a u liderów średnia liczba funkcjonujących robotów oscyluje między 20 a 50 [A. Sobczak robonomika.pl, 2020]. Dane te wskazują na duże zainteresowanie tą problematyką, które powinno jeszcze wzrosnąć w kontekście upowszechniania pracy zdalnej.

Może się okazać, iż dotychczas stosunkowo mało popularne platformy pracy na żądanie (pozwalające na podjęcie współpracy na krótki czas, przy konkretnym projekcie) w najbliższym czasie mogą stać się bardziej powszechne. Aby móc z nich skorzystać konieczne będzie zrobotyzowanie części procesów, tak aby tworzyły one przyjazne środowisko zdalnej pracy twórczej.

Roboty programowe w ramach telepracy pozwolą nie tylko odciążyć pracowników od monotonnych zadań, ale umożliwią integrację wielu aplikacji wypełniając luki między nimi, wyeliminują papierowe wersje dokumentów, jak również znacząco ograniczą konieczność ich fizycznego obiegu. Robotyzacja pozwala ponadto na tworzenie innowacyjnej kultury organizacyjnej poprzez digitalizację danych, wykorzystywanie metodologii optymalizacji procesów, zarządzanie wiedzą z zakresu nowoczesnej technologii, jak również rozwój przyszłościowych kompetencji. Stanowić to będzie istotny element przewagi konkurencyjnej w coraz szybciej technologicznie rozwijającym się świecie.