Praca hybrydowa – dlaczego jej wdrożenie może się nie udać?

Wyniki najnowszych badań przeprowadzonych na zlecenie Ricoh wśród europejskich pracowników biurowych pokazują, że ich oczekiwania dotyczące dostępu do automatyzacji i nowych technologii nie znajdują odzwierciedlenia w inwestycjach, które zrealizowały w ostatnim czasie firmy. Pracodawcy nadal nie postawili na rozwiązania pozwalające na automatyzację i te wspierające pracę hybrydową oraz nie dostosowali przestrzeni biurowej do wymogów pracy w tym modelu. Tymczasem znacząca większość badanych uznaje, że cyfryzacja procesów wpływa pozytywnie na ich pracę. Natomiast, to co niszczy pozytywne doświadczenie pracownika to obciążenie żmudnymi i powtarzalnymi zadaniami administracyjnymi, brak systemów wspierających i optymalizujących przebieg procesów oraz brak narzędzi ułatwiających korzystanie z biura podczas pracy hybrydowej, takich jak np. aplikacje do rezerwacji biurek i sal spotkań.

Zaledwie 11% badanych ma w pracy dostęp do systemów, które pozwalają na automatyzację procesów, a 44% w ciągu ostatniego roku nie zauważyło żadnej inwestycji w tym obszarze w swojej firmie. Przedsiębiorstwa nie wdrażają nowych narzędzi, choć te mogą znacznie poprawić efektywność i jakość pracy. Tymczasem pozytywny wpływ automatyzacji dostrzega już 69% pracowników.

Wprowadzenie pracy hybrydowej powinno być dla pracodawców impulsem do stworzenia bardziej efektywnego środowiska pracy, ale to wymaga inwestycji w nowe technologie i narzędzia. Bez tego ten nowy model pracy nie będzie funkcjonował dobrze, a podstawowe potrzeby pracowników pozostaną niezaspokojone.

Aż 49% pracowników przyznaje, że pracowałoby bardziej efektywnie, gdyby nie konieczność radzenia sobie z ogromem obowiązków czysto administracyjnych. Natomiast 42% twierdzi, że czuje się zagubionych przez konieczność obsługi bardzo wielu różnych systemów. Obowiązek korzystania z dużej liczby platform jest postrzegany jako dokładanie kolejnych obowiązków i nie przekłada się na przyspieszenie realizacji zadań. Podczas procesu planowania inwestycji w nowe narzędzia firma musi prowadzić dialog z pracownikami. Tylko w ten sposób ci otrzymają w swoje ręce technologie, które rzeczywiście wpłyną na usprawnienie ich pracy.

W sytuacji, gdy pracownicy i pracodawcy rozważają powrót do biura lub pracę w modelu hybrydowym wsparciem tego procesu powinna być nowoczesna technologia. Szczególnie, że wiele firm wraz z zainicjowaniem pracy hybrydowej planuje zmniejszenie powierzchni biurowej i wprowadzenie tzw. hot desków. Takie działania wymagają zastosowania intuicyjnych narzędzi do rezerwacji biurka i zarządzania biurem. To pozwoli zapewnić komfort pracy i szczegółową analizę wykorzystania przestrzeni biurowej.

Czasy, w których pracownicy obawiali się, że automatyzacja pozbawi ich pracy należą do przeszłości. Wartość, którą wnoszą technologia i automatyzacja, pod warunkiem, że zostały właściwie dobrane i wdrożone, jest ogromna. Dzięki nim pracownicy mogą skupić się na kluczowych zadaniach. Natomiast firma zapewnia sobie optymalizację działania procesów, ich lepszą rozliczalność i efektywność – powiedziała Nicola Downing, CEO w Ricoh Europe

O badaniu

Badanie na zlecenie Ricoh zostało przeprowadzone przez instytut badawczy Opinium. Próba badawcza wyniosła 3000 pracowników biurowych pracujących w Wielkiej Brytanii, Irlandii, Francji, Niemczech, Włoszech, Niderlandach i Hiszpanii.