Inwestycje, które się opłacają. Jak systemy IoT poprawiają finanse firmy?

Cyfryzacja, innowacje, narzędzia wspierające pracę. Teoretycznie wszyscy zgadzamy się, że warto, a nawet trzeba je wdrażać. W praktyce jednak traktujemy je jak koszt. Często zbędny albo niepotrzebny w danym momencie. Wiele inwestycji jest więc przekładanych na później. A przecież mogłyby nie tylko realnie wesprzeć przedsiębiorstwo w codziennej pracy, ale też pomóc zoptymalizować budżet. Bo dobre i odpowiednio wykorzystane systemy ostatecznie dają firmie oszczędności i poprawiają jej wyniki finansowe.

Spojrzenie w taki sposób na inwestycję w technologię nie jest jednak łatwe. Rozumiem to. Jednak warto przeanalizować sytuację i sprawdzić – na realnych liczbach dostarczanych przez producentów – jak nowe narzędzie przełoży się na funkcjonowanie firmy. Bo przecież celem wprowadzania innowacji jest lepsze, szybsze i wydajniejsze funkcjonowanie organizacji. A lepsza wydajność oznacza między innymi więcej czasu na nowe projekty i tym samym większe przychody. Ważne jest jednak to, by wybierać rozwiązania, które szybko się zwracają. I to w sposób łatwy do policzenia i przewidzenia.

Marzenia ściętej głowy czy rzeczywistość?

Pięknie to brzmi. Ale dla wielu zarządzających – równie nierealnie. Widzę to na co dzień. Słyszę to podczas spotkań z przedstawicielami firm. Jak to możliwe, że oszczędzimy? Jak zarobimy, wydając pieniądze?

Cóż, wskaźnik ROI to nie tylko mrzonka i marketingowy wymysł, ale realna pomoc w obliczaniu opłacalności danego wydatku. Także wydatku na IT. W przypadku naszej firmy i naszego rozwiązania generowane oszczędności są łatwe do policzenia w konkretnych obszarach. Np. te wynikające z lepszego wykorzystania czasu pracy wynoszą od 5 do 20% kosztów osobowych, do tego wydajność wzrasta co najmniej o 5%. Korzyści finansowe są zatem widoczne i to z nich rozliczamy się z klientem. Po to robimy wdrożenie pilotażowe, żeby udowodnić, że oszczędności to nie tylko deklaracje, a faktyczny efekt działania systemu.

Co ważne, ROI da się obliczyć tylko w sytuacji, w której znamy parametry wyjściowe i mierzymy to, jak zmieniają się po wdrożeniu nowego rozwiązania. Im precyzyjniejsze wskaźniki dostarczane wraz z systemem, tym dokładniejsze wyliczenia. Co jednak można zmierzyć i na czym oszczędzić, wdrażając narzędzie IoT?

Skąd się biorą zyski?

Systemy IoT – jak coraz powszechniej wiadomo – to sieci połączonych ze sobą czujników elektronicznych gromadzących i wymieniających ze sobą dane na temat pracy urządzeń i ludzi. I to właśnie te dane są absolutnie najważniejsze. Dane i ich analiza. To dzięki nim przedsiębiorca może ocenić, jak funkcjonuje jego firma, wprowadzić odpowiednie ulepszenia i sprawdzić od razu, czy te modyfikacje przyniosły oczekiwane rezultaty. Dzięki temu szybko poprawia działanie organizacji, co przekłada się na oszczędności. Skąd wynikają?

Po pierwsze – lepsza organizacja pracy

Bieżący wgląd w to, jak funkcjonują procesy w firmie, sprawia, że można niemal natychmiast zauważyć różnego rodzaju nieprawidłowości. Źle wytyczone ciągi komunikacyjne, nieodpowiednio umiejscowione względem siebie stanowiska pracy, nieprzemyślany harmonogram dostaw, który powoduje przestoje, źle skomponowane zespoły – to wszystko wpływa na wydajność pracy. Eliminując błędy i dostosowując środowisko do potrzeb z jednej strony procesów produkcyjnych, a z drugiej – samych pracowników, poprawia się efektywność całego przedsiębiorstwa.

Po drugie – mądrzej wykorzystany czas pracy

Dane na temat pracy zespołów pozwalają też lepiej zarządzać czasem pracy i unikać niepotrzebnych przerw wynikających na przykład ze złej organizacji procesów czy kolejek tworzących się przy stanowiskach lub maszynach. Z badań TIMATE wynika, że w dużych firmach produkcyjnych i logistycznych każdy pracownik marnotrawi miesięcznie średnio 460 minut. Minut, za które firma płaci. Dzięki udoskonaleniu procesów przedsiębiorstwa mogą wyeliminować przestoje i lepiej wykorzystać etaty swoich pracowników.

Po trzecie – efektywniejsze zarządzanie zasobami

No właśnie – wiedząc, co powoduje przerwy w działaniu, można mądrzej zarządzać pracą ludzi. I lepiej planować zatrudnienie. Czasem problemem nie jest brak rąk do pracy, a zła jej organizacja – nieodpowiedni skład zespołów, źle rozlokowane stanowiska, za mało maszyn czy urządzeń. Nagminnie zdarza się, że firma płaci za nadgodziny, a jednocześnie ma mnóstwo przestojów w tym samym dniu, w którym te nadgodziny są później generowane. Optymalizacja procesów przyczynia się do lepszego wykorzystania dostępnych zespołów. Dodatkowo może okazać się, że w lepiej zorganizowanym środowisku pracownicy wykonują swoje obowiązki szybciej, a to oznacza przestrzeń na dodatkowe zlecenia i tym samym – wpływy do budżetu firmy.

Po czwarte – większe bezpieczeństwo pracowników

Systemy IoT pozwalają także na monitorowanie i wspieranie bezpieczeństwa pracowników. A badania IOSH pokazują, że pracownicy pracujący w bezpiecznym środowisku są bardziej produktywni i zadowoleni. Rzadziej też korzystają ze zwolnień lekarskich. To oczywiście podnosi wydajność całej firmy. Dodatkowo bezpieczniejsze warunki pracy oznaczają mniej wypadków, czyli mniej odszkodowań i kar za niedostateczne dostosowanie miejsca pracy. A to znów oszczędności dla przedsiębiorstwa.

Po piąte – lepsza komunikacja i przepływ informacji

Z raportu Gallupa „State of the Global Workplace: 2022 Report” wynika, że niezaangażowani, a tym samym nieproduktywni pracownicy kosztują świat 7,8 biliona dolarów. Niebagatelną rolę w podnoszeniu zaangażowania gra komunikacja z pracownikami. Raport McKinsey pokazuje, że dobrze skomunikowane zespoły odnotowują wzrost produktywności o 20-25%.

Pracownicy chcą być na bieżąco informowani między innymi o tym, jakie zadania mają do wykonania oraz jak oceniana jest ich praca. Oczywiście bardzo trudno dawać taki feedback bez wsparcia technologii. Kadra zarządzająca nie jest w stanie każdego dnia obserwować i oceniać pracy każdego pracownika. Z pomocą przychodzi automatyzacja i systemy IoT, które bez zaangażowania kierownictwa podsumowują dzień, oceniają zespoły i przekazują niezbędne informacje pracownikom.

Cyfryzacja odmieniana przez wszystkie przypadki to nie moda, która przeminie. To szansa dla firm nie tylko na szybszą, sprawniejszą i bardziej zautomatyzowaną pracę, ale też na lepszą organizację procesów, która w prostej linii prowadzi do lepszych wyników finansowych.