Co za dużo to niezdrowo – jak zarządzać danymi w firmie?

Posługując się prostym porównaniem: dane, podobnie jak białko, to podstawowy budulec, który pozwala na prawidłowe funkcjonowanie organizmu – organizacji. Ich trafne wykorzystanie może pomóc w rozwoju biznesu i napędzaniu jego działań w bliskiej perspektywie, a ich odpowiednie przechowywanie pomoże przygotować się na przyszłość. Zbyt duża ilość białka (danych) może prowadzić natomiast do przeciążenia i znacznego spowolnienia organizmu (organizacji). By metabolizm danych mógł przyspieszyć, potrzebna jest zatem umiejętność ich przetwarzania, analizowania i wyciągania użytecznych spostrzeżeń. 

Jak zauważa Michał Kowalczuk, Analytics Eastern Europe IT Director, DXC Technology, wiele firm boryka się z problemem nadmiernej ilości danych, których nie są w stanie przetworzyć. 

„Niezdolność do udostępniania właściwych danych i analiz we właściwym czasie i z odpowiednią szybkością wynika bardzo często z nadmiaru przysłowiowego budulca. Co więcej, paraliż organizacyjny w podejmowaniu decyzji podsycany jest założeniem, że im więcej danych, tym lepiej, a to z kolei tylko utrwala problem. Przyszłe inwestycje w dane czy narzędzia analityczne nie tylko nie przyniosą zwrotu, ale także spowodują dalsze dysfunkcje. By zoptymalizować proces podejmowania decyzji w oparciu o dane warto pamiętać, że odbywa się on w ramach trzech stanów: Odkrywaj, Rozwijaj i Obroń (Discover, Develop, Defend). Dane i spostrzeżenia muszą więc przepływać przez organizację w ukierunkowany i terminowy sposób, który wspiera te trzy stany. W połączeniu nazywamy to „metabolizmem danych”.

Michał Kowalczuk, Analytics Eastern Europe IT Director, DXC Technology

• Pierwszy stan, tj. „odkrywanie”, koncentruje się na identyfikowaniu nowych właściwości lub wykorzystywaniu nowych metod, by pomóc biznesowi ewoluować i rozwijać się,
• Drugi, czyli tzw. „rozwój”, zakłada szybkie działanie, którego celem jest wytyczenie kursu,
• Trzeci to z kolei „obrona” – w tej fazie ciężar spoczywa na ochronie istniejących zasobów danych.

By lepiej zobrazować powyższą teorię i sytuację poprawnego metabolizmu danych, posłużmy się przykładem giganta farmaceutycznego. 

Z jednej strony zatrudnia on całą armię wysoko wykwalifikowanych pracowników, naukowców i ekspertów merytorycznych, którzy współpracują przy badaniach nowej generacji leków. To część „Discover” – droga do innowacji, kwestionowania status quo i nie liczenia się z ograniczeniami.

Z drugiej strony gigant ten posiada również potężną grupę prawników, radców prawnych i znawców regulacji. To część „Defend” – obszar, który rozpoznaje i ustala ograniczenia organizacji, działa i dąży do zdefiniowaniach tych ograniczeń tak skutecznie, jak to możliwe.

Pomiędzy tymi skrajnościami jest warstwa zarządcza – „Develop”, która stara się pogodzić pęd ku innowacji z formalnymi ograniczeniami. Wymaga to oczywiście kogoś do podejmowania takich decyzji i prowadzi do transformacji organizacyjnej. Aktywne przywództwo jest konieczne do ustalenia kompromisów między ryzykiem a nagrodą, a następnie dokonania wyboru.

Wszystko to jest możliwe tylko i wyłącznie przy użyciu odpowiednich danych przez każdą z części organizacji. Wartość danych i wynikających z nich informacji zmienia się w ramach cyklu życia Discover, Develop, Defend. Optymalne działanie elementów organizacji może być zapewnione tylko poprzez odpowiednie udostępnianie i analizowanie danych. Wynika to bezpośrednio z faktu, że każda z przedstawionych powyżej części organizacji potrzebuje innych dany i w innym tempie je „metabolizuje”:

• Odkrywanie (Discover) – potrzebuje dużej ilości różnorodnych danych, które szybko przetwarza, budując innowacyjne rozwiązania przynoszące (potencjalną) korzyść organizacji. W tym przypadku wartość informacji i analiz wytwarzanych w tej fazie dewaluuje się z czasem. 
• Rozwój (Develop) – potrzebuje bardzo konkretnych i prawidłowych danych, które stanowią podstawę do podejmowania szybkich i jednoznacznych decyzji – w szczególności odnośnie użycia produktów fazy Discover. Wartość informacji i analiz wytwarzanych w tej fazie dewaluuje się bardzo szybko. 
• Obrona (Defend) – charakteryzuje się najwolniejszym metabolizmem danych; w głównej mierze skupia się na zachowaniu korzyści i wartości wypracowanych w fazie Develop. Dane, informacje i analizy w tym zakresie bardzo długo zachowują wartość. Przykład tego typu danych: normy, regulacje, prawo.

Oczywiście, istnieje również szeroki zakres symptomów, na które cierpią organizacje o niezdrowym metabolizmie. Typowe przykłady obejmują: 

• prowadzenie wielu konkurujących ze sobą inicjatyw związanych z zarządzaniem danymi referencyjnymi w celu uzyskania kontroli nad nimi; 
• inwestowanie przez liderów biznesowych w przetwarzanie danych na dużą skalę bez podobnych inwestycji w pozostałe cykle danych organizacji; itp. 
• rozproszenie odpowiedzialności za dane na wiele ról, takich jak Chief Data Officer, Chief Digital Officer czy Chief Analytics Officer.

“By usprawnić metabolizm danych, organizacje nie mogą polegać jedynie na doraźnych lekach np. nowych sposobach raportowania. Lekarstwem jest raczej pełne zrozumienie potrzeb organizmu, a dalej wypracowanie nowych, zdrowych nawyków, które doprowadzą do lepszej współpracy między zespołowej, a dalej trafniej podejmowanych decyzji biznesowych.”

przekonuje Michał Kowalczuk