Bezpieczeństwo danych – grzechy główne

Poufne dane trafiają na prywatną skrzynkę

Wysyłanie poufnych informacji firmowych na prywatną skrzynkę pocztową i udostępnianie danych za pośrednictwem prywatnego konta nadal jest dość powszechną praktyką. Według danych Ipswitch aż 84% pracowników używa osobistej poczty e-mail do wysyłania poufnych plików.

Korzystanie ze słabych haseł

Na liście najpopularniejszych haseł wciąż można znaleźć, takie jak: 123456 czy abc123. O czym należy pamiętać? Złożoność hasła jest niezwykle ważna, ale kluczowa jest jego długość. W dobie obecnych technologii złamanie hasła składającego się z 8 znaków zajmuje zaledwie dzień, natomiast złamanie 10-znakowego hasła zajmie już około 591 dni!

Nieuporządkowanie danych

Według danych Ricoh, aż 85% informacji biznesowych jest „nieuporządkowanych”. Oznacza to, że mogą znajdować się na urządzeniach osobistych pracowników lub w ich szufladach. Utrudnia to zrozumienie sposobu w jaki informacje przepływają w obrębie firmy. Takie nieuporządkowane podejście do przechowywania informacji nie tylko zwiększa potencjalne ryzyko utraty danych, kradzieży lub ataku, ale utrudnia także rejestrowanie procesów i raportowanie zgodności z przepisami.

Nieuprawniony dostęp do danych

W wielu biurach, pomimo stosowania zaawansowanych narzędzi chroniących dane, zapomina się np. o urządzeniu drukującym. Nadal spotykane są sytuację w których umowa zawierająca wrażliwe informacje leży na podajniku. Co ciekawe, autoryzacja dostępu jest dostępna w standardzie w większości modeli wielofunkcyjnych urządzeń drukujących Ricoh. Użytkownicy stosunkowo rzadko korzystają z wielu innych funkcji podnoszących bezpieczeństwo danych takich jak PDF z cyfrowym podpisem, wydruk bezpieczny czy kontrola nieautoryzowanej kopii.