Backup, storage i budżet w potrzasku: dane rosną szybciej niż finanse IT

Żyjemy w erze informacyjnej, gdzie dane stały się jednym z najcenniejszych aktywów niemal każdego przedsiębiorstwa. Globalna ilość generowanych, przetwarzanych i przechowywanych danych rośnie w tempie wykładniczym, stawiając przed firmami nowe wyzwania, ale i otwierając bezprecedensowe możliwości. Według prognoz firmy analitycznej IDC, globalna datasfera, czyli suma wszystkich danych cyfrowych, ma osiągnąć od 175 do 200 zettabajtów (ZB) do 2025 roku. Inne analizy, jak te przytaczane przez Statista, wskazują, że tylko w 2025 roku globalnie wygenerowanych zostanie 181 ZB danych. Te astronomiczne liczby nie są jedynie statystyką; obrazują one skalę wyzwania związanego z zarządzaniem, ochroną i wykorzystaniem tego cyfrowego potopu. W Polsce, choć szczegółowe dane dotyczące całkowitego wolumenu danych są trudniejsze do precyzyjnego oszacowania, obserwuje się równie dynamiczny wzrost. Napędzany jest on postępującą cyfryzacją gospodarki, szeroką adopcją nowych technologii, rozwojem handlu elektronicznego oraz rosnącą popularnością usług chmurowych.

Znaczenie dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży, nabierają procesy backupu (tworzenia kopii zapasowych) oraz odpowiedniego przechowywania danych (storage). Backup to nie tylko techniczna czynność tworzenia kopii; to fundamentalny element strategii zapewnienia ciągłości działania (Business Continuity) oraz zdolności do odtworzenia systemów i danych po awarii (Disaster Recovery). Utrata kluczowych informacji, czy to w wyniku awarii sprzętu, błędu ludzkiego, cyberataku czy katastrofy naturalnej, może oznaczać dla firmy paraliż operacyjny, dotkliwe straty finansowe, a nawet utratę reputacji i zaufania klientów. Równie istotne jest efektywne i bezpieczne przechowywanie danych. Infrastruktura storage musi być nie tylko wystarczająco pojemna, aby sprostać rosnącym wolumenom, ale także zapewniać odpowiednią wydajność, bezpieczeństwo oraz zgodność z coraz bardziej rygorystycznymi regulacjami prawnymi, takimi jak Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO/GDPR), które nakłada na przedsiębiorstwa konkretne obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych i zapewnienia ich integralności oraz dostępności.

Zrozumienie złożonej struktury kosztów związanych z backupem i storage, w kontekście nieustannie rosnących wolumenów danych, jest absolutnie kluczowe dla optymalizacji wydatków IT, minimalizacji ryzyka operacyjnego i budowania trwałej, odpornej strategii biznesowej. Nie chodzi już tylko o proste pytanie „ile kosztuje backup?”, ale o głębszą analizę, „jak te koszty są skorelowane z wartością danych, ryzykiem ich utraty oraz ogólną strategią firmy?”. Lawinowy wzrost danych, a zwłaszcza danych o krytycznym znaczeniu dla funkcjonowania przedsiębiorstw – IDC szacuje, że do 2025 roku blisko 20% danych w globalnej datasferze będzie miało status krytycznych dla naszego codziennego życia  – przekształca zarządzanie backupem i storage z funkcji czysto technicznej w strategiczny imperatyw biznesowy. Decyzje podejmowane w tym obszarze mają bezpośredni wpływ na odporność firmy na zakłócenia, jej reputację na rynku oraz fundamentalną zdolność do konkurowania i rozwoju. Dane rosną wykładniczo, coraz większa ich część jest niezbędna do działania, a ich utrata prowadzi do poważnych konsekwencji. Dlatego ochrona tych danych (backup) i zapewnienie ich dostępności (storage) stają się elementem strategii zarządzania ryzykiem i ciągłością działania na poziomie zarządczym, a nie tylko zadaniem delegowanym wyłącznie do działu IT.

Co więcej, rosnąca złożoność samych danych – generowanych w czasie rzeczywistym, pochodzących z miliardów urządzeń Internetu Rzeczy (IoT), czy też przetwarzanych przez systemy sztucznej inteligencji (AI)  – sprawia, że tradycyjne modele kosztowe oraz dotychczasowe strategie backupu i storage stają się niewystarczające. Dane nie tylko rosną ilościowo, ale zmieniają swój charakter, stając się bardziej dynamiczne, różnorodne i wymagające natychmiastowej reakcji. Tradycyjne metody backupu, często oparte na okresowych kopiach pełnych lub przyrostowych, mogą nie być optymalne dla tak dynamicznych i rozproszonych zbiorów danych. Ta złożoność bezpośrednio wpływa na koszty (np. transferu, przetwarzania, zarządzania) i efektywność systemów. W rezultacie, firmy są zmuszone do ponownej, dogłębnej oceny całkowitego kosztu posiadania (TCO) i aktywnego poszukiwania bardziej elastycznych, skalowalnych i inteligentnych rozwiązań, takich jak usługi chmurowe, platformy Backup-as-a-Service (BaaS) czy narzędzia wykorzystujące mechanizmy sztucznej inteligencji do optymalizacji procesów ochrony danych.

Ile danych generują firmy? Prognozy wzrostu i ich implikacje

Globalna eksplozja danych to zjawisko bezprecedensowe, którego skala i dynamika są potwierdzane przez liczne raporty firm analitycznych. Zrozumienie tych trendów jest kluczowe dla właściwego planowania strategii backupu i storage.

Globalna eksplozja danych: liczby i prognozy

Według różnych analiz IDC, globalna datasfera, czyli całkowita ilość danych tworzonych, przechwytywanych, kopiowanych i konsumowanych na świecie, ma wzrosnąć z około 45 zettabajtów (ZB) w 2019 roku do wartości szacowanej między 163 ZB a 200 ZB do roku 2025. Statista precyzuje te prognozy, podając, że w 2024 roku globalnie wygenerowanych zostanie 147 ZB danych, a w roku 2025 wolumen ten wzrośnie do 181 ZB. Oznacza to, że każdego dnia na świecie powstaje około 402.74 miliona terabajtów nowych danych. Choć prognozy mogą się nieznacznie różnić w zależności od metodologii i zakresu badania danego raportu, ogólny trend jest jednoznaczny – mamy do czynienia z wykładniczym wzrostem ilości informacji.

Ten imponujący przyrost danych jest napędzany przez kilka kluczowych czynników technologicznych i biznesowych:

• Internet Rzeczy (IoT): Dynamicznie rosnąca liczba podłączonych do sieci urządzeń, od sensorów przemysłowych po inteligentne urządzenia domowe, generuje ogromne strumienie danych. Prognozy wskazują, że same urządzenia IoT mogą być odpowiedzialne za produkcję nawet 90 ZB danych rocznie do 2025 roku.
• Sztuczna Inteligencja (AI) i Uczenie Maszynowe (ML): Rozwój i wdrażanie systemów AI, a w szczególności zaawansowanych modeli generatywnej sztucznej inteligencji (GenAI), jest określane jako katalizator „potopu danych”. Systemy te wymagają dostępu do ogromnych zbiorów danych na etapie trenowania oraz generują nowe dane podczas swojego działania.
• Big Data i analityka: Przedsiębiorstwa na całym świecie coraz intensywniej wykorzystują zaawansowaną analizę dużych zbiorów danych (Big Data) do podejmowania strategicznych decyzji, optymalizacji procesów, personalizacji ofert i zdobywania przewagi konkurencyjnej.
• Digitalizacja procesów biznesowych i interakcji z klientami: Przenoszenie coraz większej liczby operacji biznesowych, komunikacji z klientami oraz transakcji do świata cyfrowego w naturalny sposób generuje nowe, obszerne strumienie danych.
• Dane w czasie rzeczywistym: Coraz większe znaczenie mają dane generowane i przetwarzane w czasie rzeczywistym. Szacuje się, że do 2025 roku blisko 30% globalnej datasfery będą stanowić właśnie dane czasu rzeczywistego, co stawia nowe wymagania przed infrastrukturą IT.   

Specyfika danych korporacyjnych: nie tylko ilość, ale i struktura oraz wartość

Dane generowane i przetwarzane przez przedsiębiorstwa mają swoją specyfikę. Nie chodzi tu tylko o rosnącą ilość, ale także o zmieniającą się strukturę i zróżnicowaną wartość tych informacji. Tradycyjnie dominujące ustrukturyzowane bazy danych (np. systemy ERP, CRM) stanowią obecnie tylko część zasobów informacyjnych firm. Coraz większy udział mają dane nieustrukturyzowane, takie jak dokumenty tekstowe, wiadomości e-mail, obrazy, pliki wideo, logi systemowe, dane z mediów społecznościowych czy dane telemetryczne z sensorów. Ten typ danych stanowi większość nowo generowanych informacji i wymaga odmiennych podejść zarówno do ich przechowywania (np. z wykorzystaniem skalowalnych systemów Object Storage), jak i do strategii ich backupu.

Kluczowe jest również zrozumienie, że nie wszystkie dane mają jednakową wartość dla organizacji. Od krytycznych danych transakcyjnych, których utrata mogłaby zagrozić istnieniu firmy, przez dane operacyjne niezbędne do codziennej działalności, po dane archiwalne o niskiej częstotliwości dostępu, ale wymagające długoterminowego przechowywania ze względów regulacyjnych lub historycznych. Efektywne zarządzanie kosztami backupu i storage wymaga zatem wdrożenia mechanizmów tieringu danych, czyli klasyfikacji informacji pod względem ich wartości i cyklu życia, a następnie dopasowania strategii ochrony i przechowywania do poszczególnych kategorii.

Polski krajobraz danych: Jak radzą sobie polskie przedsiębiorstwa?

Polski rynek technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT) rozwija się dynamicznie, co bezpośrednio przekłada się na wzrost ilości danych generowanych i zarządzanych przez krajowe przedsiębiorstwa. W 2022 roku całkowita wartość rynku ICT w Polsce wyniosła 24,5 miliarda USD, co oznaczało wzrost o 11,4% w ujęciu dolarowym w stosunku do roku poprzedniego. Sam rynek IT osiągnął wartość 18 miliardów USD, notując wzrost o 14,7%.

Szczególnie dynamiczny rozwój obserwuje się w segmentach związanych bezpośrednio z zarządzaniem danymi. Rynek Data Management w Polsce notuje dwucyfrowe wzrosty, a co istotne, wydatki na rozwiązania chmurowe w tym obszarze już w 2022 roku przewyższyły sprzedaż tradycyjnych licencji on-premise. Potwierdza to globalny trend migracji do chmury. Rynek usług cloud computing w Polsce w 2022 roku był wart 1,3 miliarda USD, co oznaczało imponujący wzrost o 30% w porównaniu do 2021 roku. Prognozy IDC wskazują na dalszy średnioroczny wzrost tego segmentu o około 22,7% aż do 2027 roku, co jest zbliżone do dynamiki obserwowanej na poziomie europejskim.

Dodatkowym czynnikiem generującym zapotrzebowanie na rozwiązania IT, w tym backup i storage, jest rosnąca liczba nowych przedsiębiorstw w Polsce, szczególnie w sektorze usług. Polskie firmy coraz częściej dostrzegają korzyści płynące z cyfryzacji i inwestują w nowoczesne technologie. Według danych z raportu „Cyfrowy Menedżer 2025” , aż 48% dostawców systemów IT wskazało chmurę jako najczęściej wybierane rozwiązanie przez ich klientów w 2024 roku. Niemniej jednak, rozwiązania instalowane lokalnie (on-premise) wciąż cieszą się popularnością (36% wskazań), podobnie jak modele hybrydowe, łączące oba podejścia (16%).

Globalny wzrost wolumenu danych jest zjawiskiem bezprecedensowym, jednak regionalne różnice w poziomie adopcji nowoczesnych technologii oraz dostępności zaawansowanej infrastruktury (czego przykładem może być koncentracja największych centrów danych w Stanach Zjednoczonych w porównaniu do Europy czy Polski ) mogą istotnie wpływać na lokalne strategie i koszty związane z backupem i przechowywaniem danych. Polska, mimo dynamicznego rozwoju sektora IT i rosnącej adopcji chmury , wciąż znajduje się na innym etapie rozwoju niż rynki bardziej dojrzałe. Oznacza to, że polskie przedsiębiorstwa mogą kierować się innymi priorytetami, dysponować odmiennymi ograniczeniami budżetowymi, a ich strategie backupu i storage muszą być starannie dostosowane do lokalnej specyfiki, uwzględniając takie czynniki jak dostępność konkretnych usług, obowiązujące regulacje prawne (np. RODO i jego interpretacje) oraz ogólny poziom świadomości technologicznej.

Należy również zwrócić uwagę na rosnący nacisk na przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym oraz danych generowanych przez urządzenia IoT. Ten trend wymusza ewolucję nie tylko samych technologii backupu, ale także całej towarzyszącej infrastruktury sieciowej oraz systemów przetwarzania brzegowego (edge computing). Efektywny backup tego typu danych wymaga bowiem nie tylko szybkiej transmisji, ale często także wstępnego przetwarzania informacji blisko źródła ich powstawania. To z kolei generuje nowe, często ukryte lub niebezpośrednio kojarzone z backupem, kategorie kosztów, które muszą być uwzględnione w całościowej analizie TCO. Firmy muszą więc patrzeć na problem ochrony danych szerzej, niż tylko przez pryzmat kosztu samego nośnika czy licencji na oprogramowanie backupowe, uwzględniając cały ekosystem technologiczny niezbędny do efektywnego zabezpieczania i zarządzania tymi nowymi, dynamicznymi typami danych.

Anatomia kosztów backupu i storage: od inwestycji początkowych po TCO

Zrozumienie struktury kosztów związanych z backupem i przechowywaniem danych jest fundamentalne dla efektywnego zarządzania budżetem IT. Koszty te są wielowymiarowe i obejmują zarówno wydatki początkowe, jak i długoterminowe koszty operacyjne.

Podstawowe pojęcia – fundament zrozumienia kosztów

Aby precyzyjnie analizować koszty, należy najpierw zdefiniować kluczowe pojęcia:

• Backup (kopia bezpieczeństwa): Jest to proces tworzenia kopii danych (plików, folderów, baz danych, całych systemów) w celu umożliwienia ich odtworzenia w przypadku utraty lub uszkodzenia oryginału. Istnieje kilka podstawowych rodzajów backupu:
  – Backup pełny (Full backup): Polega na skopiowaniu wszystkich wybranych danych. Jest to najbardziej kompletna forma backupu, ale jednocześnie najbardziej czasochłonna i generująca największe obciążenie dla systemów oraz zajmująca najwięcej miejsca na nośnikach.
  – Backup przyrostowy (Incremental backup): Kopiowane są wyłącznie te pliki i dane, które uległy zmianie lub zostały utworzone od czasu wykonania ostatniego backupu (pełnego lub poprzedniego przyrostowego). Pozwala to na znaczne skrócenie czasu backupu i zmniejszenie zajmowanej przestrzeni, ale proces odtwarzania może być bardziej złożony, wymagając odtworzenia ostatniego backupu pełnego oraz wszystkich kolejnych backupów przyrostowych.
  – Backup różnicowy (Differential backup): Kopiuje wszystkie dane, które zmieniły się od czasu ostatniego pełnego backupu. Każdy kolejny backup różnicowy zawiera wszystkie zmiany od ostatniej pełnej kopii. Proces odtwarzania jest prostszy niż w przypadku backupu przyrostowego (wymaga tylko ostatniego pełnego backupu i ostatniego różnicowego), ale backupy różnicowe zajmują więcej miejsca niż przyrostowe. Kluczową zasadą w strategii backupu jest zasada 3-2-1, która rekomenduje posiadanie co najmniej trzech egzemplarzy danych, przechowywanych na dwóch niezależnych, różnych nośnikach, przy czym jedna z kopii powinna być przechowywana poza główną lokalizacją firmy (off-site). Stosowanie tej zasady znacząco minimalizuje ryzyko całkowitej utraty danych.
• Storage (przechowywanie danych): Odnosi się do procesu gromadzenia i przechowywania informacji cyfrowych z wykorzystaniem odpowiednich technologii, które mają zapewnić ich bezpieczeństwo, integralność oraz łatwy dostęp w razie potrzeby. Główne modele przechowywania danych to:
  – On-premise (lokalnie): Dane przechowywane są na fizycznych serwerach i systemach pamięci masowej znajdujących się bezpośrednio w siedzibie firmy lub w jej własnym centrum danych. Daje to pełną kontrolę nad infrastrukturą i danymi, ale wiąże się z koniecznością samodzielnego zarządzania i ponoszenia kosztów zakupu oraz utrzymania sprzętu.
  – Cloud storage (przechowywanie w chmurze): Dane przechowywane są na zdalnych serwerach należących do dostawcy usług chmurowych. Model ten oferuje wysoką skalowalność, elastyczność, dostęp do danych z dowolnego miejsca przez internet oraz często niższe koszty początkowe (model subskrypcyjny).
  – Object Storage (magazyn obiektów): Jest to specyficzny rodzaj storage’u, często wykorzystywany do przechowywania dużych ilości danych nieustrukturyzowanych (takich jak zdjęcia, filmy, logi, dane z sensorów IoT), a także do celów backupu i archiwizacji. Dostęp do danych odbywa się zazwyczaj poprzez API (np. S3).   

Główne składniki kosztów – co składa się na rachunek?

Koszty związane z backupem i storage można podzielić na dwie główne kategorie:

• Koszty początkowe (CapEx – Capital Expenditures): Są to jednorazowe wydatki inwestycyjne ponoszone na początku wdrożenia systemu.
  – Sprzęt: Zakup serwerów dedykowanych pod backup, macierzy dyskowych (SAN, NAS), specjalistycznych urządzeń do backupu (tzw. backup appliances), bibliotek taśmowych, a także niezbędnej infrastruktury sieciowej (przełączniki, routery).
  – Oprogramowanie: Koszty licencji na systemy do tworzenia kopii zapasowych, oprogramowanie do zarządzania storage’em, systemy operacyjne dla serwerów backupu, licencje na bazy danych (jeśli są backupowane i wymagają specjalnych agentów).
  – Wdrożenie i konfiguracja: Koszty usług specjalistów IT odpowiedzialnych za instalację, konfigurację systemu backupu i storage, integrację z istniejącą infrastrukturą oraz ewentualną migrację danych z poprzednich rozwiązań.
• Koszty operacyjne (OpEx – Operational Expenditures): Są to bieżące, powtarzalne wydatki związane z codziennym funkcjonowaniem i utrzymaniem systemu.
  – Utrzymanie i wsparcie: Opłaty za wsparcie techniczne od dostawców sprzętu i oprogramowania, koszty subskrypcji na aktualizacje, koszty napraw lub wymiany uszkodzonych komponentów sprzętowych.
  – Personel IT: Wynagrodzenia administratorów systemów odpowiedzialnych za zarządzanie backupem i storage’em, monitorowanie procesów, testowanie odtwarzania danych, a także koszty szkoleń podnoszących ich kwalifikacje.
  – Energia elektryczna i chłodzenie: Istotny składnik kosztów, szczególnie w przypadku rozbudowanych infrastruktur on-premise, które wymagają stałego zasilania i utrzymania odpowiednich warunków środowiskowych.
  – Przestrzeń dyskowa/chmurowa: W modelu on-premise są to koszty zakupu dodatkowych dysków w miarę wzrostu zapotrzebowania. W modelu chmurowym są to regularne opłaty abonamentowe za zajmowaną pojemność, często rozliczane w modelu pay-as-you-go (płacisz za to, co zużyjesz).
  – Transfer danych: Szczególnie istotne w przypadku rozwiązań chmurowych, gdzie dostawcy mogą naliczać opłaty za ruch sieciowy przychodzący (ingress) i wychodzący (egress) z ich platformy. Koszty te mogą być znaczące przy przesyłaniu dużych wolumenów danych lub częstym odtwarzaniu danych z chmury.
  – Koszty odtworzenia danych (recovery): Niektóre usługi, zwłaszcza archiwalne w chmurze, mogą wiązać się z dodatkowymi opłatami za szybkie przywrócenie danych lub za transfer dużych ilości danych podczas procesu odtwarzania.

Całkowity Koszt Posiadania (TCO) – kompleksowe spojrzenie na wydatki

Aby uzyskać pełny obraz wydatków związanych z systemem backupu i storage, niezbędna jest analiza Całkowitego Kosztu Posiadania (Total Cost of Ownership – TCO). TCO to nie tylko cena zakupu sprzętu czy oprogramowania, ale suma wszystkich kosztów poniesionych przez cały cykl życia danego rozwiązania – od momentu jego nabycia, poprzez wdrożenie, codzienne użytkowanie i utrzymanie, aż po ewentualne wycofanie z eksploatacji. Analiza TCO jest kluczowa przy podejmowaniu strategicznych decyzji, zwłaszcza przy porównywaniu różnych modeli wdrożeniowych, takich jak on-premise, chmura czy rozwiązania hybrydowe. Często okazuje się, że rozwiązanie o niższych kosztach początkowych (np. niektóre usługi chmurowe) może w dłuższej perspektywie generować wyższe koszty operacyjne, podczas gdy inwestycja w infrastrukturę on-premise, choć droższa na starcie, może przynieść oszczędności w kolejnych latach. Na rynku dostępne są narzędzia do kalkulacji TCO, oferowane m.in. przez dostawców takich jak Scale Computing , Druva  czy w ramach platformy Azure Migrate. Należy jednak pamiętać, że kalkulatory te często opierają się na pewnych uśrednionych benchmarkach branżowych i zawsze warto krytycznie podejść do wyników, uwzględniając specyfikę własnej organizacji, rzeczywiste ceny rynkowe oraz indywidualne potrzeby.   

Porównanie modeli: On-premise vs. Cloud vs. Hybryda

Wybór odpowiedniego modelu wdrożenia systemu backupu i storage ma fundamentalne znaczenie dla kosztów, bezpieczeństwa i elastyczności.

On-premise: Charakteryzuje się zazwyczaj wyższymi kosztami początkowymi (CapEx) związanymi z zakupem sprzętu i oprogramowania. Potencjalnie może oferować niższe koszty operacyjne (OpEx) w długim okresie, pod warunkiem efektywnego zarządzania. Zapewnia pełną kontrolę nad danymi i infrastrukturą, co jest kluczowe dla niektórych organizacji z uwagi na regulacje lub polityki bezpieczeństwa. Wymaga jednak posiadania dedykowanego personelu IT, odpowiedniej przestrzeni oraz ponoszenia kosztów utrzymania i modernizacji infrastruktury.   

Cloud: Model chmurowy kusi niskimi kosztami początkowymi i elastycznym modelem subskrypcyjnym (pay-as-you-go), gdzie płaci się za faktycznie wykorzystane zasoby. Oferuje wysoką skalowalność, umożliwiając szybkie dostosowanie pojemności do rosnących potrzeb, oraz odciąża firmę od konieczności zarządzania fizyczną infrastrukturą. Jednak koszty mogą dynamicznie rosnąć wraz ze wzrostem ilości przechowywanych danych i intensywnością ich transferu. Potencjalne wyzwania to także kwestie bezpieczeństwa danych powierzanych stronie trzeciej, ryzyko uzależnienia od jednego dostawcy (vendor lock-in) oraz konieczność zapewnienia zgodności z lokalnymi i międzynarodowymi regulacjami dotyczącymi przechowywania i przetwarzania danych.   

Hybryda: Rozwiązania hybrydowe starają się łączyć zalety obu powyższych modeli. Pozwalają na optymalizację kosztów i wydajności poprzez strategiczne umieszczanie różnych typów danych i obciążeń w najbardziej odpowiednich środowiskach (np. krytyczne dane on-premise, mniej wrażliwe dane lub archiwa w chmurze). Model ten oferuje dużą elastyczność, ale jednocześnie może wprowadzać większą złożoność w zarządzaniu całością środowiska IT, wymagając integracji różnych systemów i narzędzi.

Wybór odpowiedniego modelu backupu – czy to on-premise, chmura, czy rozwiązanie hybrydowe – to decyzja wykraczająca daleko poza czysto techniczną czy kosztową analizę. Staje się ona coraz częściej elementem strategicznym, ściśle powiązanym z modelem biznesowym firmy, jej apetytem na ryzyko, specyficznymi wymaganiami regulacyjnymi oraz długoterminowymi planami rozwoju. Przykładowo, dynamicznie rozwijające się startupy, dla których kluczowa jest szybkość działania i elastyczność, mogą naturalnie skłaniać się ku rozwiązaniom chmurowym, oferującym skalowalność na żądanie i minimalne inwestycje początkowe. Z kolei instytucje finansowe, szpitale czy inne podmioty przetwarzające dane szczególnie wrażliwe, mogą kłaść znacznie większy nacisk na pełną kontrolę nad danymi i infrastrukturą, preferując model on-premise lub rozwiązania oparte na chmurze prywatnej, nawet jeśli wiąże się to z wyższymi kosztami początkowymi. Różne modele backupu charakteryzują się odmiennymi profilami kosztowymi i operacyjnymi , a firmy posiadają unikalne potrzeby biznesowe i regulacyjne. Dlatego „optymalny” model jest silnie skorelowany ze strategią i specyfiką danej organizacji, co wykracza poza prostą kalkulację kosztu za gigabajt.

Wzrost danych vs. budżety

Zależność między lawinowym przyrostem danych a wydatkami na ich ochronę i przechowywanie jest złożona, lecz fundamentalna dla stabilności finansowej i operacyjnej przedsiębiorstw. Zrozumienie tej korelacji, a także potencjalnych konsekwencji zaniedbań, jest kluczowe dla menedżerów IT i decydentów biznesowych.

Bezpośredni wpływ wolumenu danych na wydatki na backup i storage

Najbardziej oczywistą korelacją jest fakt, że im więcej danych generuje i przechowuje firma, tym większe są jej potrzeby w zakresie pojemności systemów storage oraz częstotliwości lub zasobożerności procesów backupu. Bezpośrednio przekłada się to na wzrost kosztów związanych z zakupem lub subskrypcją licencji na oprogramowanie (które często są uzależnione od chronionej pojemności lub liczby maszyn), rozbudową infrastruktury sprzętowej (dyski, macierze, serwery), wynajmem przestrzeni w chmurze oraz transferem danych. Badanie przeprowadzone przez 451 Alliance (obecnie część S&P Global Market Intelligence) wykazało, że całkowita ilość danych zarządzanych przez ankietowane przedsiębiorstwa wzrosła średnio o ponad 20% w ciągu jednego roku, z prognozami jeszcze szybszego wzrostu w kolejnych okresach. Taka dynamika nieuchronnie wywiera silną presję na budżety IT przeznaczone na backup i storage.   

Prognozy globalnych i polskich wydatków na IT, ze szczególnym uwzględnieniem ochrony danych

Globalne prognozy wydatków na IT potwierdzają rosnące znaczenie inwestycji w infrastrukturę i oprogramowanie do zarządzania danymi oraz ich ochrony:

• Gartner przewiduje, że światowe wydatki na usługi IT osiągną wartość 5,61 biliona dolarów w 2025 roku, co oznacza wzrost o 9,8% w porównaniu z rokiem 2024. Szczególnie dynamicznie mają rosnąć wydatki na systemy dla centrów danych – o 23,2% do kwoty 405 miliardów USD w 2025 roku, co jest w dużej mierze napędzane inwestycjami w infrastrukturę pod potrzeby sztucznej inteligencji. Raport Veeam, cytujący dane Gartnera, wskazuje, że budżety na ochronę danych miały wzrosnąć o 6,6% w 2024 roku. Jednocześnie, globalne wydatki na cyberbezpieczeństwo w 2025 roku mają sięgnąć 212 miliardów USD, co oznacza wzrost o 15,1% rok do roku.
• Forrester Research prognozuje, że globalne wydatki na IT wzrosną o 5,6% w 2025 roku, osiągając poziom 4,9 biliona USD. Co istotne, oprogramowanie i usługi IT mają stanowić aż 66% tych wydatków, co podkreśla przesunięcie w kierunku rozwiązań software’owych i usługowych, w tym tych związanych z backupem i storage.
• IDC (Polska): Analizy dotyczące polskiego rynku również wskazują na dynamiczny rozwój. W 2022 roku wartość rynku IT w Polsce wyniosła 18 miliardów USD (wzrost o 14,7%). Choć prognozy na 2023 rok przewidywały niewielki, przejściowy spadek całego rynku IT o około 3% (głównie z powodu korekty na rynku sprzętu po wcześniejszych wzrostach), to segment oprogramowania miał zanotować wzrost o 10%, a usługi IT o 5,4%. Szczególnie obiecująco wygląda rynek Data Management, który w Polsce notuje dwucyfrowe wzrosty.

Prognozy rynkowe dla specyficznych segmentów ochrony danych są również optymistyczne. Rynek oprogramowania do backupu i odzyskiwania danych ma globalnie wzrosnąć z 14,95 miliarda USD w 2024 roku do 16,66 miliarda USD w 2025 roku (co oznacza średnioroczny wskaźnik wzrostu CAGR na poziomie 11,5%), a do 2029 roku jego wartość ma osiągnąć 29,31 miliarda USD (CAGR 15,2%). Podobnie, rynek systemów enterprise storage ma wzrosnąć ze 146,36 miliarda USD w 2024 roku do 159,11 miliarda USD w 2025 roku (CAGR 8,7%), a do 2029 roku jego wartość ma wynieść 219,29 miliarda USD (CAGR 8,4%). Inny raport, przygotowany przez Market Research Future, prognozuje jeszcze bardziej dynamiczny wzrost rynku Enterprise Data Storage – z 318,24 miliarda USD w 2025 roku do 974,59 miliarda USD w 2034 roku (CAGR 13,24%).   

Czy budżety IT nadążają za przyrostem danych? Wyzwanie dla CIOs

Pomimo rosnących inwestycji, kluczowym wyzwaniem dla dyrektorów IT (CIOs) i menedżerów finansowych jest fakt, że wolumen generowanych danych często rośnie szybciej niż dostępne budżety na ich przechowywanie i ochronę. Wspomniane wcześniej badanie 451 Research alarmowało, że budżety na storage on-premise, choć rosnące (średnio o 11% w momencie publikacji badania w 2019 r.), nie nadążają za znacznie szybszym przyrostem danych. Prowadzi to do sytuacji, w której organizacje „nie będą w stanie wykupić się z problemu” jedynie poprzez zwiększanie pojemności. Co więcej, analiza wykazała, że znaczna część wzrostu budżetów na storage jest przeznaczana na utrzymanie istniejącej infrastruktury („keeping the lights on”) lub jej cykliczne odświeżenie, a jedynie mniejsza część (27% według badania) wspiera nowe projekty i innowacje biznesowe. To poważny sygnał ostrzegawczy, wskazujący na ryzyko niedoinwestowania w strategiczne zdolności zarządzania danymi.

Ukryte koszty zaniedbań: cena utraty danych, przestojów, kar RODO

Niedostateczne inwestycje w backup i storage, lub wybór nieefektywnych rozwiązań, niosą ze sobą ryzyko poniesienia znacznie wyższych, często ukrytych kosztów. Są to przede wszystkim koszty związane z utratą danych, przestojami w działalności oraz potencjalnymi karami za nieprzestrzeganie regulacji.

• Koszt utraty danych i przestojów:
  – Według corocznego raportu IBM „Cost of a Data Breach”, średni globalny koszt pojedynczego naruszenia danych w 2024 roku wyniósł 4,88 miliona USD, co stanowi wzrost o 10% w stosunku do roku poprzedniego i jest najwyższą odnotowaną wartością w historii badania. Dla małych i średnich przedsiębiorstw (zatrudniających poniżej 500 pracowników) średni koszt naruszenia danych jest również dotkliwy i wynosi około 3,3 miliona USD.
  – Badania wskazują, że firmy doświadczają średnio aż 86 przestojów systemów IT rocznie, a 100% ankietowanych organizacji (w badaniu z 2025 roku cytowanym przez Invenio IT) odnotowało straty finansowe z powodu tych przestojów.
  – Skala tych strat jest alarmująca: dla ponad 90% średnich i dużych przedsiębiorstw koszt jednej godziny przestoju przekracza 300 000 USD, a dla 41% firm może on sięgać od 1 do nawet 5 milionów USD.
  – Konsekwencje przestojów to nie tylko bezpośrednie straty finansowe wynikające z niemożności prowadzenia działalności, ale także utrata produktywności pracowników, zwiększony stres zespołów IT odpowiedzialnych za przywrócenie systemów, a w najgorszych przypadkach – trwała i nieodwracalna utrata kluczowych danych.
  – Niepokojące są również statystyki dotyczące skuteczności samych procesów backupu. Badanie Veeam z 2021 roku (cytowane w ) wykazało, że ponad połowa wykonywanych kopii zapasowych kończy się niepowodzeniem. Z kolei badanie Arcserve (również cytowane w ) ujawniło, że aż 76% organizacji doświadczyło krytycznej utraty danych, z czego w 45% przypadków dane te zostały utracone na zawsze.
• Kary RODO (GDPR):
  – Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO), obowiązujące w Unii Europejskiej, nakłada na administratorów danych szereg obowiązków związanych z odpowiednim zabezpieczaniem danych osobowych, w tym poprzez wdrożenie skutecznych procedur backupu i odtwarzania. Niewywiązanie się z tych obowiązków może prowadzić do nałożenia przez organy nadzorcze bardzo wysokich kar finansowych, sięgających nawet 4% globalnego rocznego obrotu przedsiębiorstwa lub 20 milionów EUR (w zależności od tego, która kwota jest wyższa).
  – Choć najwyższe dotychczas nałożone kary (np. na Meta – 1,2 miliarda EUR, czy Amazon – 746 milionów EUR ) nie zawsze były bezpośrednio związane z brakami w systemach backupu, to doskonale ilustrują one skalę ryzyka finansowego i rygorystyczne podejście organów nadzorczych do kwestii ochrony danych.
  – W kontekście backupu, kluczowe aspekty RODO, na które firmy muszą zwrócić szczególną uwagę, to m.in. realizacja „prawa do bycia zapomnianym” (co implikuje konieczność skutecznego usuwania danych osobowych również z kopii zapasowych), zapewnienie odpowiedniego poziomu szyfrowania danych w backupie, wdrożenie mechanizmów kontroli dostępu do kopii zapasowych oraz, w niektórych przypadkach, kwestia lokalizacji przechowywania backupów (preferowane jest terytorium UE).

Uświadomienie sobie realnych, finansowych konsekwencji zaniedbań w obszarze ochrony danych jest kluczowe. Tabela ta stanowi mocny argument za tym, że koszt prewencji, czyli inwestycji w solidne rozwiązania backupu i storage, jest zazwyczaj znacznie niższy niż koszt reakcji na incydent i usuwania jego skutków. Decydenci biznesowi często kierują się analizą kosztów i korzyści, a przedstawienie konkretnych, wysokich kosztów potencjalnych strat jest bardziej przekonujące niż ogólne stwierdzenia o „ważności backupu”. Dane pochodzące z renomowanych źródeł, takich jak IBM czy ITIC, dodają tym argumentom wiarygodności i pozwalają szybko zrozumieć skalę ryzyka finansowego, co powinno motywować do proaktywnych działań i uzasadniać wydatki na odpowiednie zabezpieczenia.

Obserwuje się rosnącą dysproporcję między szybkością generowania nowych danych a zdolnością wielu organizacji do ich efektywnego zabezpieczania i zarządzania w ramach często ograniczonych budżetów. Ta sytuacja prowadzi do powstawania swoistego „długu technologicznego” w obszarze ochrony danych. Firmy, odkładając niezbędne inwestycje w modernizację systemów backupu i storage lub wybierając rozwiązania nieadekwatne do skali wyzwań, kumulują ryzyko. Działanie z przestarzałymi lub niewystarczającymi systemami ochrony zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia katastrofalnej utraty danych lub paraliżu operacyjnego w przyszłości. Im dłużej utrzymuje się ten stan, tym większe stają się potencjalne skutki poważnego incydentu, zwłaszcza w obliczu rosnącej liczby i zaawansowania cyberzagrożeń.

Należy również podkreślić, że korelacja między wzrostem wolumenu danych a wydatkami na backup i storage nie jest prostą funkcją liniową. Staje się ona coraz bardziej złożona i wielowymiarowa. Oprócz samego wolumenu, na koszty wpływają takie czynniki jak rosnąca wartość biznesowa danych, coraz bardziej rygorystyczne wymogi regulacyjne (np. RODO), ewoluujące i coraz bardziej wyrafinowane zagrożenia cybernetyczne (szczególnie ransomware) oraz rosnące oczekiwania biznesu dotyczące szybkości odtwarzania danych po awarii (krótkie czasy RTO – Recovery Time Objective i RPO – Recovery Point Objective). Wszystkie te elementy sprawiają, że firmy muszą inwestować nie tylko w więcej przestrzeni dyskowej, ale przede wszystkim w inteligentniejsze, bardziej zautomatyzowane, bezpieczniejsze i wydajniejsze rozwiązania backupowe. Może to prowadzić do skokowego wzrostu wydatków, który jest podyktowany nie tyle samym przyrostem ilości danych, ile raczej ich rosnącą jakością, krytycznością oraz zmieniającym się kontekstem biznesowym i krajobrazem zagrożeń.