Analiza i modernizacja infrastruktury IT w firmie. Od czego zacząć?

Sezon wakacyjny, z uwagi na mniejsze obłożenie projektami w wielu firmach, jest dobrym momentem na analizę obecnej sytuacji i ewentualną modernizacja infrastruktury IT w firmie. Jej uporządkowanie i dostosowanie może pomóc wielu firmom w  redukcji własnych kosztów i w poprawie efektywności biznesowej.

Gartner przewiduje, że do końca roku globalne wydatki na IT wyniosą 3,9 biliona USD, co oznacza wzrost o ponad sześć procent w porównaniu z 2020r. Wyjaśnieniem jest to, że wiele organizacji planuje projekty cyfrowej transformacji, w tym zastosowanie hybrydowego modelu pracy. Jednak te plany na przyszłość mogą być dla części firm trudne do zrealizowania, gdyż część z nich ma wciąż budżety IT obciążone obsługą starszego sprzętu, aplikacji i procesów.

Analiza istniejących inwestycji w infrastrukturę IT pomoże ustalić, co warto zmodernizować, wymienić, a które elementy z niej całkowicie wycofać. Jeśli ją właściwie przygotujemy, korzyści wykroczą poza oszczędność kosztów czy większą efektywność i obejmą lepszą ochronę i standard pracy pracowników.

Punktem wyjścia jest zbadanie wieku infrastruktury technologicznej. Należy zlokalizować sprzęt, aplikacje i procesy, które działają w firmie najdłużej. To zazwyczaj pozwoli określić technologie, które były o wiele bardziej przydatne w przeszłości, a obecnie nie spełniają już w pełni bieżących potrzeb organizacji. Odnośnie wcześniejszych decyzji technologicznych warto rozważyć:

1. Za jakie rozwiązania i technologie firma wciąż płaci, mimo iż korzysta z nich w niewielkim stopniu lub wcale?

Jeśli nadal opłacamy miesięczne subskrypcje aplikacji, z których rzadko korzystamy, to jest to pierwszy element infrastruktury, który warto poddać analizie i z niej zrezygnować. Podobnie, jeśli polegamy jako organizacja na wielu kosztownych w eksploatacji serwerach fizycznych, przejście na model przetwarzania w chmurze może pomoc nam w lepszej kontroli kosztów, gdyż wtedy płacimy jedynie za te zasoby, z których faktycznie korzystamy.

2. Co w firmowym środowisku IT przypomina dług technologiczny lub uniemożliwia cyfrową transformację?

Analiza wcześniejszych decyzji pozwoli zidentyfikować te elementy infrastruktury, które obecnie utrudniają działanie organizacji. Jeśli posiadamy w firmie starszy sprzęt (laptopy, smartfony, drukarki, które nie są już obsługiwane przez ich producentów), prawdopodobnie uzyskamy lepszą wydajność i opłacalność dzięki nowszemu sprzętowi. Kwestie bezpieczeństwa i ryzyko związane z działaniem na urządzeniach, które nie posiadają aktualizacji zabezpieczeń jest ważnym argumentem dla stosowności ich wymiany.

3. Gdzie w organizacji zastosowano produkty, które można zintegrować?

Większość organizacji wdraża poszczególne aplikacje, by zaspokoić określone potrzeby w określonym czasie. Jednak obecnie coraz więcej aplikacji można zintegrować w jedną platformę usprawniającą i automatyzującą codzienną pracę. Jeśli firma działa w oparciu o różne aplikacje do wzajemnej współpracy, zastosowanie jednej platformy do ich obsługi może zaoszczędzić czas i zapobiec ewentualnym błędom w działaniu.

Po weryfikacji wcześniejszych decyzji technologicznych następnym krokiem jest analiza obecnej sytuacji. Stan wydajności istniejącej infrastruktury technicznej oraz priorytety dla racjonalizacji IT można ustalić poprzez informacje odpowiadające na pytania:

1. Która technologia/rozwiązanie w organizacji jest odpowiedzialne za największą ilość zgłoszeń do zespołu wsparcia IT i telefonów do pomocy technicznej?

Jeśli pracownicy potrzebują ciągłej pomocy w prawidłowym użytkowaniu którejś z aplikacji, to należy przyjąć, że wymaga ona wymiany. Wadliwe lub trudne w obsłudze oprogramowanie, to nie tylko sam koszt aplikacji, ale także stracony czas efektywnej pracy pracowników, którzy z niej korzystają oraz zespołu IT, który musi stale udzielać wsparcia.

2. Jakie narzędzia spowalniają pracę, obniżają ludzką produktywność?

Mimo umożliwienia pracy hybrydowej, wielu pracowników wciąż polega i pracuje na sprzęcie, który często nie nadąża za ich potrzebami. Jednym z przykładów jest sieć, w której starsze routery mogą prowadzić do obniżenia wydajności aplikacji w chmurze i niskiej jakości np. prowadzonych spotkań online czy wideokonferencji. Wymieniając starsze routery i usprawniając sieć, można poprawić jej wydajność i pracować bezpieczniej.

3. Które zasady dotyczące korzystania z technologii zwiększają zagrożenia bezpieczeństwa?

Poza sprzętem i oprogramowaniem warto również sprawdzić zasady i polityki bezpieczeństwa. Wiele organizacji wciąż opiera się na hasłach, jako kluczowym zabezpieczeniu dostępu, mimo iż badania pokazują, że nawet 80 procent naruszeń związanych z włamaniami, dotyczy kradzieży lub słabych danych uwierzytelniających. Warto wprowadzić bardziej nowoczesne metody zabezpieczeń dostępu np. uwierzytelnianie FIDO, które jest zoptymalizowane pod kątem bezpieczeństwa i łatwiejsze w użyciu dla pracowników. Należy również uczulać pracowników, by nie ujawniali danych osobowych (w tym numerów telefonów) na profilach w mediach społecznościowych, gdyż te dane mogą pomóc hakerom uzyskać dostęp do poufnych danych.

W uporządkowaniu infrastruktury IT kluczowe jest jej przygotowanie na nadchodzące miesiące i lata. Należy zastanowić się, jak zmieniające się trendy w pracy będą wpływały na nowe strategie IT — a na dłuższą metę, jak można polepszyć warunki pracy swoim pracownikom, by mogli oni efektywnie funkcjonować w ramach różnych jej modeli. Te pytania mogą w tym pomóc:

1. Które z wprowadzanych w firmie nowych inicjatyw będą wymagały nowych zasad IT?

Zmiany biznesowe wymagają, by zasady IT ewoluowały wraz z nimi. Jeśli wprowadzamy elastyczne formy pracy, firma powinna zaktualizować zasady bezpieczeństwa i prywatności dotyczące dostępu do firmowych danych z urządzeń osobistych. Tym samym poprawimy standard pracy i umożliwimy korzystanie z urządzeń, które pozwalają na większą produktywność. Zwiększamy również bezpieczeństwo, dzięki odpowiedniej kontroli działów  IT, które w razie potrzeby mogą szybko odciąć dostęp ze zgubionego lub skradzionego sprzętu do firmowych zasobów.

2. Czy gdybyśmy teraz zaczynali jako organizacja korzystalibyśmy z tych samych rozwiązań?

Warto spojrzeć na swoje wybory technologiczne z nowej perspektywy. Zastanowić się, czy używane przez nas narzędzia to te, które zastosowalibyśmy ponownie w obecnych czasach? W jaki sposób firma może być efektywniejsza oraz bardziej zwinna dzięki technologii? Przykładowo, jeśli nadal korzystamy z VPN, lepiej zastosować rozwiązanie Zero Trust, które efektywniej zabezpieczy zdalnych pracowników.

3. Jak wygląda proces definiowania przyszłych możliwości racjonalizacji infrastruktury IT?

Ustalenie planu dotyczącego kolejnych decyzji IT to następny krok. Trzeba zastanowić się, jak zbilansować koszty, ryzyko i nasze możliwości w przyszłości. Przeprowadzanie analizy SWOT dla hipotetycznych decyzji może pomóc w ich ocenie. Lepiej jest rozwijać ten proces wcześniej, niż czekać na zaistnienie pilnej potrzeby, która może zmusić firmy do podejmowania szybkich wyborów pod przymusem.